申請(qǐng)認(rèn)證SA8000的企業(yè)若能在國(guó)家勞動(dòng)法的規(guī)范下建立一個(gè)完善且行之有效的社會(huì)責(zé)任管理體系將往往是認(rèn)證的基礎(chǔ),也是取得認(rèn)證是否通過(guò)的關(guān)鍵之所在。也就是說(shuō),企業(yè)在申請(qǐng)SA8000認(rèn)證前就開始建立社會(huì)責(zé)任管理體系。
根據(jù)《SA8000:2001》版本的內(nèi)容,SA8000條文對(duì)社會(huì)責(zé)任管理體系只有原則性的規(guī)定,沒(méi)有對(duì)各方面都很具體很細(xì)的規(guī)定。由于可申請(qǐng)SA8000認(rèn)證的機(jī)構(gòu)涉及各種行業(yè)和領(lǐng)域,每家申請(qǐng)SA8000認(rèn)證的企業(yè)的特點(diǎn),管理結(jié)構(gòu)等相關(guān)情況不一樣,各個(gè)企業(yè)建立社會(huì)責(zé)任管理體系所包含的內(nèi)容以及建立體系的方法和過(guò)程也就理所當(dāng)然不盡相同,因此就不會(huì)有不同企業(yè)的完全相同的社會(huì)責(zé)任管理體系存在,因此SA8000的具體條文也無(wú)法對(duì)建立社會(huì)責(zé)任管理體系的每個(gè)細(xì)節(jié)作出硬性的規(guī)定,這也就為認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)認(rèn)證的具體要求留下了很大的操作空間,也為申請(qǐng)認(rèn)證的企業(yè)帶來(lái)不確定性的模糊和麻煩。因此,申請(qǐng)認(rèn)證企業(yè)應(yīng)依據(jù)自身的實(shí)際情況,以SA8000的文本為依據(jù),以國(guó)家勞動(dòng)法規(guī)和國(guó)際勞工標(biāo)準(zhǔn)為規(guī)范,參考ISO9000(2000)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的框架,建立起與本企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)風(fēng)格特點(diǎn)相符合的管理體系。其他已經(jīng)通過(guò)認(rèn)證的企業(yè)的社會(huì)責(zé)任管理體系往往只能作參考,千萬(wàn)不能照抄。
一般而言,建立SA8000的步驟,有領(lǐng)導(dǎo)決策與準(zhǔn)備,初始評(píng)審體系,策劃與設(shè)計(jì),體系文件的編寫,體系試運(yùn)行,內(nèi)部審核及管理評(píng)審等如下七個(gè)步驟,具體見企業(yè)建立SA8000的工作流程圖:
特別指出的是,這七個(gè)步驟并沒(méi)有明顯的界限與區(qū)分,申請(qǐng)認(rèn)證的企業(yè)應(yīng)緊緊圍繞如何更加有效地完成建立社會(huì)責(zé)任管理體系的實(shí)際需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。認(rèn)證申請(qǐng)企業(yè)既可以自行組織內(nèi)部專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行各項(xiàng)工作,又可以聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富又有專業(yè)人士的咨詢機(jī)構(gòu)協(xié)助完成,由于建設(shè)SA8000的工作涉及方方面面,是一個(gè)系統(tǒng)工程,為了少走彎路并節(jié)省時(shí)間,國(guó)際上的企業(yè)一般都會(huì)委托有名望又跟認(rèn)證機(jī)構(gòu)關(guān)系較緊密的咨詢機(jī)構(gòu)包裝完成。

(一) 申請(qǐng)認(rèn)證企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策與SA8000建立準(zhǔn)備工作
首先,由于要在企業(yè)建立SA8000就必然會(huì)涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理的各個(gè)層面和各個(gè)方面,公司最高管理者公開作出愿意提供足夠的資源來(lái)建立,實(shí)施和維持社會(huì)責(zé)任管理體系,確保持續(xù)改進(jìn)社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)的承諾是最關(guān)鍵的,這樣企業(yè)的相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)才能圍繞建立SA8000而相互間進(jìn)行協(xié)調(diào)。
其次,企業(yè)最高管理者還應(yīng)任命企業(yè)的高層經(jīng)理?yè)?dān)任管理代表,并授權(quán)其組建SA8000工作組,工作組成員要廣泛來(lái)自企業(yè)的各個(gè)部門,如采購(gòu),生產(chǎn),銷售,安全,人事,行政,會(huì)計(jì)等部門的管理人員,工作組成員在開展工作前應(yīng)接受有關(guān)勞動(dòng)法規(guī),職業(yè)安全衛(wèi)生法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)以及SA8000標(biāo)準(zhǔn)方面的培訓(xùn),充分了解標(biāo)準(zhǔn),法律和法規(guī)的要求,積極地向全體員工進(jìn)行有關(guān)社會(huì)責(zé)任的宣傳,全面動(dòng)員全體員工的積極參與和廣泛支持。協(xié)助工人推選出工人代表,廣泛聽取他們的意見和建議。
再次,管理代表在企業(yè)最高管理者的授權(quán)下,獨(dú)立開展工作,編寫建立SA80000的工作計(jì)劃和經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案并報(bào)最高管理者批準(zhǔn)實(shí)施。工作計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)涵蓋工作的具體內(nèi)容及其明細(xì)表,人員分工與責(zé)任,工作時(shí)間表,各部門的配合計(jì)劃和資源調(diào)配等各個(gè)方面。經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案的主要費(fèi)用包括:1.用于初始評(píng)審,建立SA8000,以及可能需要的咨詢服務(wù)和培訓(xùn)所需要的費(fèi)用;2.可能需要采取補(bǔ)救行動(dòng)的費(fèi)用;3.第三方審核及定期監(jiān)督審核的費(fèi)用。

(二) SA8000初始評(píng)審
SA8000認(rèn)證的要求并沒(méi)有規(guī)定申請(qǐng)認(rèn)證企業(yè)一定要進(jìn)行初始評(píng)審,但由于初始評(píng)審在整個(gè)建立管理體系的工作中是基礎(chǔ),是收集資料,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,改善政策和建立管理體系的關(guān)鍵,決定著其他方面的工作的方向。因此,一般來(lái)說(shuō),申請(qǐng)認(rèn)證企業(yè)都樂(lè)意選擇這一步驟,至于怎么開展初始評(píng)審?是進(jìn)行深度的還是簡(jiǎn)單的工作就需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況而定了,各個(gè)企業(yè)絕不相同。
評(píng)審小組可由企業(yè)的內(nèi)部人員,外部專家或雙方共同組成,這將取決于的專業(yè)人員的素質(zhì),初始評(píng)審范圍,復(fù)雜程度等因素。開始初始評(píng)審前,要對(duì)小組成員安排適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn),集體研究和討論,使大家都了解初始評(píng)審的目的,方法和作用,并統(tǒng)一步驟,減少不必要的分歧。同時(shí)還要制定初始評(píng)審計(jì)劃,確定初審目標(biāo)和工作內(nèi)容,人員分工和責(zé)任,工作時(shí)間表和培訓(xùn)計(jì)劃,確定內(nèi)部和外部信息來(lái)源,準(zhǔn)備各種面談提綱和現(xiàn)場(chǎng)檢查表,準(zhǔn)備法律法規(guī)清單。
一般而言,初始評(píng)審的具體內(nèi)容包括如下9項(xiàng):
1、 明確適合于企業(yè)的法律法規(guī)和企業(yè)簽署實(shí)施的其他規(guī)章;
2、 明確企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的社會(huì)責(zé)任因素,鑒別出其中的重大社會(huì)責(zé)任因素;
3、 評(píng)估現(xiàn)有企業(yè)的社會(huì)責(zé)任組織機(jī)構(gòu),職責(zé)范圍以及現(xiàn)有管理制度的效能;
4、 評(píng)估企業(yè)社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)與相關(guān)的內(nèi)部準(zhǔn)則,外部標(biāo)準(zhǔn)的符合程度;
5、 評(píng)估企業(yè)現(xiàn)有的社會(huì)責(zé)任制度,程序和措施的適用程度;
6、 評(píng)估企業(yè)現(xiàn)有的采購(gòu)政策和供應(yīng)商控制程序的適用程度;
7、 調(diào)查和分析過(guò)去違反勞動(dòng)法律法規(guī)的情況及反饋信息;
8、 調(diào)查和分析利益相關(guān)者的期望和要求;
9、 調(diào)查和分析市場(chǎng)壓力和市場(chǎng)機(jī)遇。
在進(jìn)行完現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審和資料收集后,應(yīng)當(dāng)全面地整理,分析和歸納初始評(píng)審所獲取的所有信息資料,并撰寫初始評(píng)審報(bào)告,其主要內(nèi)容應(yīng)包括:評(píng)審目的,范圍和企業(yè)情況;背景資料及其評(píng)價(jià),包括公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),產(chǎn)品和服務(wù),客戶和利益相關(guān)者的要求,存在的問(wèn)題,現(xiàn)有管理體系及其效率;背景資料評(píng)估,包括重大缺陷和潛在的風(fēng)險(xiǎn)及其適用法律法規(guī)評(píng)價(jià);發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及其潛在的動(dòng)態(tài);建立和改善社會(huì)責(zé)任政策和管理體系的建議;重大社會(huì)責(zé)任因素的優(yōu)先次序及其優(yōu)先采取的行動(dòng)

(三) 建立SA8000的策劃與設(shè)計(jì)
根據(jù)初始評(píng)審的結(jié)果,結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有客觀的實(shí)際情況,開始進(jìn)行建立SA8000的策劃和設(shè)計(jì)。主要包括四個(gè)環(huán)節(jié),即確定社會(huì)責(zé)任政策,制定社會(huì)責(zé)任目標(biāo)和指標(biāo),制定社會(huì)責(zé)任管理方案和根據(jù)需要調(diào)整組織結(jié)構(gòu)。
1、制定社會(huì)責(zé)任政策
參照SA8000文本的具體要求,社會(huì)責(zé)任政策應(yīng)包括:遵守社會(huì)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)的承諾;遵守法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)章的承諾;不斷改進(jìn)措施的承諾;向企業(yè)內(nèi)部員工公開;向外部公眾公開;形成書面文件。
起草社會(huì)責(zé)任政策時(shí)應(yīng)充分考慮企業(yè)的社會(huì)責(zé)任管理現(xiàn)狀,適用的法律法規(guī),利益相關(guān)者的意見和企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)等。政策中的目標(biāo)應(yīng)真實(shí)可信,體現(xiàn)企業(yè)的實(shí)際需要和能力,擬定政策草案應(yīng)予以評(píng)審。政策還應(yīng)指明實(shí)現(xiàn)承諾的基本途徑,一經(jīng)確定,由企業(yè)最高管理者簽署后,即向全體員工傳達(dá)并付諸實(shí)施,政策文本應(yīng)該是可方便被公眾獲取。
2、 制定社會(huì)責(zé)任管理目標(biāo)和指標(biāo)
社會(huì)責(zé)任目標(biāo)是企業(yè)依據(jù)其社會(huì)責(zé)任政策制定的所要實(shí)現(xiàn)的總體目的,而指標(biāo)則來(lái)自社會(huì)責(zé)任目標(biāo),是對(duì)目標(biāo)的細(xì)化和分解,指標(biāo)可以是公司整體的,也可以局部的或部門的。制定社會(huì)責(zé)任目標(biāo)和指標(biāo)的依據(jù)是企業(yè)社會(huì)責(zé)任政策,重大社會(huì)責(zé)任因素及其優(yōu)先次序,法律法規(guī)及其他要求,人員素質(zhì)等。它應(yīng)滿足社會(huì)責(zé)任政策的要求,并充分考慮影響企業(yè)整體運(yùn)行的其他重要因素。
3、制定社會(huì)責(zé)任管理方案
社會(huì)責(zé)任管理方案是實(shí)現(xiàn)社會(huì)責(zé)任管理目標(biāo)和指標(biāo)的行動(dòng)計(jì)劃,是社會(huì)責(zé)任管理體系成功的關(guān)鍵之所在。
管理方案主要包括:規(guī)定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和指標(biāo)的方法,時(shí)間表和財(cái)務(wù)預(yù)算;規(guī)定方案實(shí)施各個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)部門和人員;按優(yōu)先次序確定實(shí)施措施,同時(shí)應(yīng)考慮將管理方案與公司現(xiàn)有的運(yùn)行管理體系協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。
4、 明確社會(huì)責(zé)任組織結(jié)構(gòu)職責(zé)
社會(huì)責(zé)任組織結(jié)構(gòu)主要包括四個(gè)主要要素:穩(wěn)定的組織結(jié)構(gòu)圖,清晰的工作職責(zé)描述,明確的匯報(bào)途徑和程序,以及具體的行動(dòng)規(guī)范和任務(wù)指標(biāo)。
在劃分職責(zé)時(shí),應(yīng)充分考慮初始評(píng)審確定的社會(huì)責(zé)任問(wèn)題及負(fù)責(zé)部門,考慮目標(biāo),指標(biāo)和管理方案,以避免職能的重復(fù)或出現(xiàn)空當(dāng)。與此同時(shí),還應(yīng)授予相應(yīng)的權(quán)力,提供相應(yīng)資源保障,確保有效地履行職責(zé)。

(四) 建立SA8000的文件編寫
建立SA8000的文件編寫工作包括:管理手冊(cè)的編寫;程序文件的編寫;作業(yè)文件的編寫三大部分。
由于SA8000文件的多層次性,在編寫體系文件時(shí)要把握五個(gè)基本要求:系統(tǒng)性;權(quán)威性;見證性;適用性;符合性。
SA8000文件的編寫步驟一般為如下7個(gè):
1、根據(jù)企業(yè)的需要,開展初始評(píng)審,識(shí)別社會(huì)責(zé)任因素及重大社會(huì)責(zé)任因素,制訂重大社會(huì)責(zé)任因素清單,編寫社會(huì)責(zé)任初始評(píng)審報(bào)告;
2、根據(jù)社會(huì)責(zé)任政策,重大社會(huì)責(zé)任因素及技術(shù)經(jīng)濟(jì)可行性,確定目標(biāo),指標(biāo)和管理方案;
3、 根據(jù)SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求編寫程序,包括:(1)法律法規(guī)及其他要求獲取和更新程序;(2)管理評(píng)審程序;(3)員工培訓(xùn)程序;(4)對(duì)內(nèi)對(duì)外溝通程序;(5)文件記錄管理程序;(6)應(yīng)急反應(yīng)與準(zhǔn)備程序;(7)運(yùn)行監(jiān)督程序;(8)不符合事項(xiàng),補(bǔ)救及糾正行動(dòng)管理程序;(9)內(nèi)部審核程序;(10)童工救濟(jì)行動(dòng)程序;(11)童工和未成年工教育程序;(12)安全衛(wèi)生管理體系程序;(13)危害識(shí)別,風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)與風(fēng)險(xiǎn)控制程序;(14)供應(yīng)商,分包商和分供商控制程序。
4、 策劃運(yùn)行控制程序和作業(yè)指導(dǎo)書;
5、 將上述各程序規(guī)定的部門職能,經(jīng)補(bǔ)充完善后,提煉匯編到管理手冊(cè)相應(yīng)的條款中;
6、 將上述各程序規(guī)定的主要內(nèi)容,提煉匯編到管理手冊(cè)對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目中;
7、 最后編寫沒(méi)有程序支持的管理手冊(cè)中的項(xiàng)目。

(五) SA8000的運(yùn)行測(cè)試
SA8000文件編寫完成并經(jīng)批準(zhǔn)生效后,便進(jìn)入運(yùn)行測(cè)試階段,其目的在于在實(shí)踐中檢驗(yàn)體系的充分性,適用性和有效性。其內(nèi)容主要包括:
1、 SA8000的知識(shí)培訓(xùn)。
公司高層經(jīng)理應(yīng)著重掌握SA8000的原理,原則,功能以及控制的方法,部門經(jīng)理應(yīng)掌握本部門體系要素的主要工作內(nèi)容,一般員工應(yīng)著重掌握體系文件中涉及各自崗位的操作標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定和程序,以及標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的基本要求。
2、 完善企業(yè)內(nèi)外溝通機(jī)制
SA8000該鼓勵(lì)企業(yè)與內(nèi)部員工和外部利益相關(guān)者之間的信息溝通,當(dāng)員工和其他利益相關(guān)者對(duì)社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)提出質(zhì)疑時(shí),要求企業(yè)應(yīng)及時(shí)調(diào)查,處理并作出回復(fù)。SA8000對(duì)這方面要求很重視,這將有利于確保體系有效而成功的運(yùn)行,確保標(biāo)準(zhǔn)各要素構(gòu)成一個(gè)完整的,動(dòng)態(tài)的,開放的,持續(xù)改進(jìn)的管理體系。
3、 社會(huì)責(zé)任文件記錄管理
SA8000運(yùn)行過(guò)程中有許多信息需要記錄和保存,記錄文件是維護(hù)體系運(yùn)行的信息資源,是最高管理層進(jìn)行評(píng)審達(dá)到的重要依據(jù),也是第三方審核機(jī)構(gòu)重點(diǎn)關(guān)注的方面。所以SA8000要求保持企業(yè)的記錄,證明企業(yè)符合體系的要求。
4、 SA8000的運(yùn)行與緊急反應(yīng)
一個(gè)企業(yè)的SA8000一旦進(jìn)入運(yùn)行階段,企業(yè)各項(xiàng)工作就要符合體系的要求。SA8000要求企業(yè)應(yīng)該在SA8000執(zhí)行過(guò)程中過(guò)出現(xiàn)的任何意外和緊急情況,如火災(zāi),洪水或重大傷亡事故,及時(shí)制定相關(guān)的緊急反應(yīng)措施,并定期進(jìn)行測(cè)試和演習(xí),確保隨時(shí)可以啟動(dòng)應(yīng)變措施,保證緊急措施的有效性。
5、SA8000的運(yùn)行監(jiān)督
SA8000的運(yùn)行具有持續(xù)性的重要特征,其持續(xù)性要求要按管理體系中的程序規(guī)定的頻率和方法,對(duì)社會(huì)責(zé)任目標(biāo)和指標(biāo)的實(shí)施程度,對(duì)可能具有重大社會(huì)責(zé)任影響的過(guò)程與活動(dòng)進(jìn)行定期監(jiān)督,一旦發(fā)現(xiàn)有不合要求的話,就要立即采取糾正行動(dòng)。
6、 企業(yè)對(duì)供應(yīng)商,分包商和分供商的監(jiān)控
為了對(duì)供應(yīng)商,分包商和分供商進(jìn)行有效的控制,確保它們能滿足SA8000的要求。企業(yè)不但要注意評(píng)估和挑選較優(yōu)秀的供應(yīng)商,分包商和分供商,也要要求他們作出書面承諾,若有必要還可以要求他們向公司通報(bào)與其他相關(guān)者的業(yè)務(wù)關(guān)系,以能向第三方提交有效的評(píng)估材料和證據(jù)。
7、 不符合事項(xiàng),補(bǔ)救措施及糾正行動(dòng)
SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求,如果發(fā)現(xiàn)違反政策和標(biāo)準(zhǔn)的事項(xiàng),企業(yè)應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和嚴(yán)重性,安排適當(dāng)?shù)馁Y源,采取適當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施和糾正行動(dòng)。同時(shí)還要堅(jiān)持在不斷修正自身缺陷和不足的過(guò)程中,及時(shí)有效地改進(jìn)和完善體系。

(六) SA8000的內(nèi)部審核
內(nèi)部審核體系是企業(yè)維持和改進(jìn)SA8000管理體系的一個(gè)重要舉措和有效表現(xiàn),是檢驗(yàn)該體系是否有效實(shí)施所作的系統(tǒng)的,獨(dú)立的檢查和評(píng)估。
內(nèi)部審核的主要內(nèi)容包括:
1、評(píng)估社會(huì)責(zé)任政策,目標(biāo),指標(biāo)和社會(huì)責(zé)任表現(xiàn);
2、SA8000的有效性和適用性;
3、法律法規(guī)和SA8000的符合性;
4、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的變化;
5、企業(yè)利益相關(guān)者的要求和意見;
6、對(duì)內(nèi)對(duì)外信息溝通,供應(yīng)商,分包商和分供商的控制;
7、意外事故及教訓(xùn);
8、SA8000的組織結(jié)構(gòu)和職責(zé)等。
在進(jìn)行內(nèi)部審核時(shí)要注意點(diǎn)面結(jié)合,既要有全面的對(duì)管理體系進(jìn)行審核,又要注意突出一些重點(diǎn)。內(nèi)部審核一般采用抽樣的方法,但最為關(guān)鍵的是要注意樣本的代表性,它將決定內(nèi)部審核的科學(xué)性和有效性。在審核過(guò)程中應(yīng)作全面的記錄,制作檢查表等,并妥善保存,作為以后跟蹤審核或外部審核的依據(jù)。
9、 SA8000的管理評(píng)審
《SA8000:2001》文本要求企業(yè)的最高管理者要根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)的具體要求定期審查,評(píng)審社會(huì)企業(yè)責(zé)任政策的運(yùn)行。
管理評(píng)審的內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn):
i.社會(huì)責(zé)任政策的適用性和管理體系的有效性;
ii. 社會(huì)責(zé)任管理體系目標(biāo)指標(biāo)實(shí)現(xiàn)的程度;
iii. 社會(huì)責(zé)任管理體系運(yùn)行結(jié)果與法律法規(guī),管理體系文件的符合性和適用性;
iv. 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)變化及影響;
v. 企業(yè)利益相關(guān)者的意見和建議;
vi. 其他需要持續(xù)改進(jìn)的地方。
管理評(píng)審在內(nèi)部審核的基礎(chǔ)上進(jìn)行,開展管理評(píng)審應(yīng)制定管理評(píng)審計(jì)劃,程序和方法。管理評(píng)審的具體表現(xiàn)是每年至少召開一次管理評(píng)審會(huì)議。管理評(píng)審會(huì)議由最高管理者或其委任的代表主持,高層經(jīng)理,各部門負(fù)責(zé)人參加。評(píng)審會(huì)議前應(yīng)完成內(nèi)部審核;完成對(duì)內(nèi)對(duì)外的溝通;完成對(duì)供應(yīng)商,分包商和分供商評(píng)估等工作,收集全面的資料供會(huì)議評(píng)審;評(píng)審會(huì)議的決定,意見和建議及時(shí)形成書面文件并備案;評(píng)審會(huì)議后及時(shí)根據(jù)會(huì)議對(duì)企業(yè)社會(huì)責(zé)任的政策,目標(biāo),程序和措施等方面的完善意見進(jìn)行調(diào)整和修訂。

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